Måned: februar 2013

Og opplever du aldri pinlige stillheter er du enten en knallgod skaper av dialog eller så prater du høl i huet på de rundt deg.

Har du noen gang sittet i en medarbeidersamtale og ikke helt visst hva du skulle spørre om? Eller vært i en eller annen «mingle-situasjon» desparat forsøkende å finne ut hva du skal si? Eller på en første date?

Hvem har ikke? Have no fear, the answer is here! BUFF. Noter deg disse fire bokstavene:       B – U – F – F.

Buff er et akronym for dine fire veldig hjelpsomme hjelpere «Beskriv, Utdyp, Forklar, Fortell». Og disse sørger for å holde en hver samtale gående hur lenge som helst. Enten det er for å utbrodere et tema du er interessert i, eller for å hjelpe deg å danne et felles bilde av hva som menes rundt møtebordet eller simpelthen for å være en fantastisk samtalepartner.   Let´s face it, alle liker å snakke om seg selv, og BUFF gjør det enklere. Så om du ønsker å bli en bedre samtalepartner, don´t fake it, BUFF it!

BUFF fungerer utmerket med hjelperen «Mer».  «Beskriv mer om det», «Kan du utdype det litt mer?», «Fortell mer om det», «Det var spennende, forklar mer!»

BUFF som virkemiddel tar av når du kobler det sammen med nøkkelord du oppdager i den andre partens fortelling. Slik kan du hjelpe samtalen, ikke ut på villspor, men til kjernen av meningen, kilden til gleden eller frustrasjonen, og rett og slett til løsningen. Nøkkelord er ofte ord som er noe sterkere i valøren enn andre ord. Det kan være «respekt» (du sa respekt, fortell mer om det), eller «skuffet» (skuffet? kan du utdype det litt).

Vanligvis forsøker vi å finne løsninger for personen vi sitter overfor. Og som regel er dette ut i fra et ønske om å hjelpe, eller av kjærlighet, eller som en følge av at vi som ledere tror det er løsninger vi skal komme med.

«Skuffet sier du? Ikke bekymre deg, dette kommer til å gå bra! Det du kan gjøre er…» (zimzallabim: du er på dialogisk glattis)

«Respekt ja, helt enig, du burde lære han en lekse! Jeg skal fortelle deg hva som fungerte for meg» (vips: nivå 1 lytting og full brems av dialogen)

Min beste læring som leder var for ti år siden da en medarbeider delte en fortvilende utfordring hun sto overfor. Jeg kom med en og annen lam løsning, og kapitulerte med å si at jeg ikke visste hva jeg skulle svare henne. Hun nærmest skrek tilbake; «Det er ikke svarene dine jeg vil ha, jeg vil bare at du skal høre». Og det var løsningen, rett der, så enkelt. Å hjelpe henne å snakke ut. Ved å lytte aktivt, med nysgjerrighet og genuin interesse. Jeg buffet hele kvelden og medarbeiderens tillit var sikret for årtider fremover.

 

Min utfordring til deg. BUFF minst 5 ganger i 5 samtaler denne uken. Se hvor det tar deg.

 

–AndersHov 

Når det gjelder å oppnå raskere og mer bærekreftige resultater har jeg tidligere understreket viktigheten av intensjonen som ligger til grunn for å lytte, er den oppriktig? Hvis vi nå legger til grunn at det hvertfall finnes noen god grunner til å lytte til medarbeideren, lederen eller ektefellen din, kan vi ta det et hakk videre..

Hemmeligheten ligger i å mestre lytting på to nivåer. Vel, egentlig er hemmeligheten å mestre ett nivå, det første kan vi alle allerede. Legg fokus på å trene opp det som kalles «nivå 2-lytting»! Er det så enkelt? Ja. Så enkelt er det. Det rare er at det ikke er fancy. Det er ingen «cool wrapping». Det er bare dønn effektivt. Simple.

La meg kjapt ta for meg lytting på nivå 1. Da er vi selv hovedpersonen i samtalen og vi er først og fremst opptatt av oss selv og vår egen mening. Du kjenner kanskje til denne type lytting fra en samtale rundt kaffeautomaten, i middagsselskapet eller når vi har noen venner over for å se på fotballkamp. Vi får umiddelbare assosiasjoner, enten inni hodet vårt eller uttalt med ord, og samtalen skifter spor i et milisekund, og den andre står igjen «pizzled».
Slike samtaler kan være interessante og morsomme, eller slitsomme og lite fruktbare, alt ettersom. Og det er ikke noe galt med denne typen samtaler, men de bør oftest betraktes mer som informasjonsutveksling og er et mindre godt utgangspunkt for effektiv ledelse. Paradoksalt nok er det på første nivå de aller fleste ledere befinner seg mesteparten av tiden.

Gevinsten for ledere (og medmennesker) kan være enorm dersom lyttingen oftere flyttes opp på nivå 2, også kalt «fokusert lytting». Når det lyttes fokusert har det skjedd et slags mentalt skifte hos lytteren og den andre parten blir hovedpersonen i samtalen. Nå lytter lederen for å forstå og lytter med nysgjerrighet. Lederen evner nå å nullstille sine egne tanker og synspunkter og ønsker å høre  det medarbeideren har å si. Å lytte med slik oppriktig nysgjerrighet er faktisk den viktigste kvaliteten for å starte en god samtale og holde på energien i samtalen, og dermed et veldig godt utgangspunkt for å ta gode og bærekraftige avgjørelser.

En blanding av «Puzzled» og «Pissed off».

New York times lanserer ordet «Pizzled» om  den følelsmessige reaksjonen den ene personen i en samtale får når den andre lar seg forstyrre av telefonen sin.

Så en blanding av forundret og forbannet over mangelen på respekt fra den andre. Hvordan kan det vi snakker om nå, være mindre viktig enn den sms´en der?

Så det som skjer i hodet (og hjertet) til den ene (og det skjer oftere enn vi tror) er følgende: Jeg var faktisk på vei til å dele noe veldig viktig med deg, men du valgte faktisk og ikke bli i samtalen med meg, men heller sjekke ut om det var noe viktigere på den helsikkes telefonen din! 

Bruk 30 sekunder nå. I går, ble du pizzled (eller kanskje «forbandret»)? Eller i morgentimene i dag? Eller er det en sjanse for at du gjorde noen pizzled?

-AndersHov

Jeg husker en medarbeider spurte meg om dette i min første lederjobb. Hehe, den var ganske hard å få i fleisen. Men det var kanskje det beste som noen gang har skjedd meg. Jeg takker (nesten daglig)(eeh) for at jeg hadde medarbeidere som var ærlige med meg. Og jeg takker faktisk meg selv også, at jeg evnet å lære.

Det er egentlig ganske lett å få en pekepinn om du lytter godt. Du kan jo spørre dine medarbeidere eller din bedre halvdel. Hva svarer de? Tja, om de er rimelig oppegående bør du nok tro på det de sier. Eller du kan starte med følgende spørsmål til deg selv: Snakker jeg mer enn 50 % av tiden i samtalene jeg har? Hvis svaret på det spørsmålet er ja, les videre. Hvis svaret er nei, så er du enten en god lytter eller så følger du ikke med. Uansett. Les videre.

Som jeg nevnte tidligere ligger nøkkelen i intensjonen du har for å lytte. Tror du eller tror du ikke at det har noe for seg til å lytte til medarbeideren din? Om du ikke har klint til med en skikkelig feilansettelse vil jeg tro at du ser noe i personen som sitter foran deg. Da kan en viktig lederoppgave meget vel være å lytte nøye etter.

Så hva er hovedutfordringen med å lytte godt? Utover intensjonen jeg nevnte over er forskerne skjønt enig at en stor utfordring for lytting det de kaller akkomodasjon og assimilasjon. Kort fortalt betyr dette at hjernen vår desperat forsøker å plassere de ordene vi hører inne i våre mentale rammer. Disse mentale rammene har blitt til fra vi var små barn. Ordene som kommer inn øret vårt filtreres gjennom minner, tidligere erfaringer, holdninger, dagens avis og andre ubevisste krefter. Så ordet som ble sagt, ender hvertfall ikke opp som ble det ment, heller slik det ble forstått.

– «Det var jo ikke det du sa»
– «Men det var jo det jeg mente»

Følg med, vi er i ferd med å nærme oss dynamitten!

-AndersHov

De er kanskje ikke motpoler, men på et eller annet sted mellom Abraham Lincoln og Anthony Robbins så mistet ydmykheten sin kraft. Samfunnetgodisen var ikke lenger en sterk personlig karakter, men en vinnende personlighet. Ydmykhet er en svakhet leste jeg i en artikkel her forleden dag. De kunne ikke tatt mer feil spør du meg!

Jeg tør påstå at lederrollen (eller våre andre samfunnsroller for den saks skyld) ikke lenger handler om å gi svarene eller komme opp med de geniale løsningene. Vi er langt på vei ferdig med «the one woman show» (note to self: politisk korrekthet kler deg ikke). Det er ikke mulig lenger. Konkurransen i markedet er for hard. Tempoet i bedriften din er for høyt. Kundenes krav er for store. Dere må bevege dere enda raskere. Lederrollen handler i mye større grad om å la medarbeidern aktivt bli med å styre skuta og forsterke innsatsen deres gjennom motiverende virkemidler som aktiv lytting, omsorg og ydmykhet.

Så, er aktiv lytting en teknikk som kan læres eller en holdning du ble født med? Slik jeg ser det består aktiv lytting av flere teknikker som jeg vil komme tilbake til senere. Imidlertid vil suksess med disse teknikkene avhenge mindre av om det benyttes den ene teknikken eller den andre, og i større grad om hvilken intensjon lederen har for å lytte. Tror du på medarbeideren sin eller ikke? Og hvis ja, gir troen på medarbeideren utslag i hvordan det faktisk lyttes? Og, hvis du ikke tror på medarbeideren, kanskje på tide å børste støv av manualen for oppfølgingssamtalen?

Slik sett tenker jeg at mennesker først kan bli effektive når det er en oppriktig intensjon om å forstå hverandre og at en grunnleggende tro på personen som sitter overfor deg er tilstede. Kombiner dette med enkle lytteferdigheter og sjansen for å finne gull mangedobles! Og en annen ting,vær interessert, ikke interessant! Da blir du mye mer interesant!

-AndersHov

Følg med for mer om grunnprinsippene i aktiv lytting!

“People talking without speaking, people hearing without listening” sang Paul Simon og Art Garfunkel midt på seksti-tallet. Denne sangen er for mange blitt stående som det første møtet med det underlige paradokset ”å høre, men likevel ikke lytte”. Det er kanskje en grov generalisering, men jeg klarer ikke å unnslippe følelsen at det faktisk lyttes svært sjeldent, det være seg i lederrollen, i vennegjengen eller over kjøkkenbordet. Av og til er det som om ”lyttingen” simpelthen er en obligatorisk tidspassasje i påvente av å få formidlet vårt eget budskap.

Det er kanskje ikke så rart at det er vanskelig å lytte på en ekte og oppriktig måte? Tenk over hvor mye trening vi har fått i å skrive oppgaver eller holde presentasjoner. Fra å skrive særoppgave på ungdomsskolen til prosjektoppgaver på høyskolen eller holde taler i bryllup eller deltagelse på kurs i presentasjonsteknikk. Tenk så over dette; hvor mye opplæring har du egentlig fått i å lytte? Og hva vil det egentlig si å lytte godt?

Når du lytter godt får både du og den du lytter til direkte avkastning på tiden dere investerer i å kommunisere. Aktiv lytting skjer når du kontinuerlig arbeider med informasjonen som mottas fra den andre parten. Når du lytter aktivt lyttes det med nysgjerrighet og det er et ønske om å bygge på tanken til den andre. Det som skjer når en person blir ”utsatt for aktivt lytting” er at et grunnleggende behov som mennesker ivaretas, nemlig anerkjennelse. Vi blir en del av laget og våre ideer og innspill blir tatt med i vurderingen. Vi føler oss forstått og verdsatt.

«I det 21. århundret kan lederen bare oppnå de beste resultater hvis den
skaper et milljø hvor de krefter som ligger latent i deres ansatte kan slippes løs»

                                                                                                     – Carl Otto Scharmer, MIT.

Så, er det å lytte godt sexy? Nops! (eller kanskje tja?)
Er det et av de beste verktøyene et menneske har i verktøykassen sin? You bet!
Og ikke bare som leder, men som medmenneske, ektefelle og forelder.

 

-AndersHov